04/06/2020

A gestão pública no Brasil conta com muitos desafios, e para garantir que a administração tenha bons resultados é necessário vencer esses desafios. Qual a melhor forma de fazer isso? Procurando as melhores soluções!

É exatamente sobre isso que vamos falar hoje. Você sabe quais as melhores soluções para tornar sua gestão pública mais eficiente?

Sempre que se pensa sobre otimização e eficiência, se pensa em tecnologia. Pois ela tem o poder de agilizar e aumentar a qualidade de entrega de diversas tarefas.

Você sabe o quanto as soluções tecnológicas podem auxiliar na gestão pública? Conhece as inovações pensadas para tornar a administração do setor público mais fácil?

Acompanhe quais fatores podem tornar sua gestão mais eficiente e vencer os desafios da gestão do seu município, para que sua administração ganhe respaldo de toda a comunidade:

Transparência na gestão

Como tornar a gestão pública mais eficiente? | IDS

Ter transparência na gestão pública tem se tornado cada vez mais importante. Pois a população do município quer saber como tem sido aplicado o dinheiro público.

A democracia é um sistema de governo em que o soberano do País é o povo. É o povo que escolhe seus governantes, fiscaliza suas ações e deve decidir os rumos da nação.

No entanto, o povo só pode fazer sua função quando possui conhecimento do que está acontecendo dentro da esfera pública.

Por isso, um dos pilares que pode dar legitimidade a um governo democrático é a transparência!

O direito ao acesso público aos dados de qualquer administração já é previsto no artigo 5º da Constituição Federal Brasileira e foi fortalecido em 2011 pela Lei de Acesso à Informação (LAI), que define regras e prazos para liberação de informações ao público.

A revolução das redes sociais tornou a transparência ainda mais necessária. Hoje, o povo não toma sua decisão apenas nas urnas, mas interage diretamente com o setor público e ainda pode se manifestar nas redes, alimentando a opinião pública com opiniões negativas ou positivas sobre a sua gestão.

Além de ser um direito da população, a transparência de uma gestão também passa confiança para o público. Eles percebem que o gestor está fazendo esforços para melhorar sua qualidade de vida, e o governo ganha a aprovação de milhares de pessoas.

Você sabia que a informatização pode auxiliar seu governo a se tornar transparente?

A transparência de informações é muito difícil de ser feita com documentos em papel. Afinal, é complicado dar acesso ao público para os seus arquivos – isso causa risco de furto, rasura e outros problemas que não podem ocorrer com documentos, principalmente no setor público.

Com um software de gestão, como o IDS, todas as informações da sua gestão pública podem estar armazenadas e organizadas digitalmente.

Gestão Paperless

A burocracia é um dos maiores problemas de qualquer gestão pública no mundo. Ela causa demoras e atrasos no atendimento, além de desorganização dos processos. Tudo isso leva uma impressão muito ruim para o público.

No ponto de vista da população, uma gestão pública que não consegue resolver seus problemas com agilidade é uma gestão ineficiente, que deve ser substituída na próxima eleição.

No entanto, quem está dentro da gestão pública sabe que um dos principais motivos desse problema não está na eficiência dos gestores, e sim no volume de documentos e arquivos em papel que devem ser organizados, armazenados e utilizados em cada atendimento.

Por isso, para resolver esse problema, instituições governamentais têm investido em uma revolução dos processos públicos: O governo paperless, ou, em português, sem papel.

Essa é uma tendência que implica em informatizar os documentos e processos necessários para a gestão. Assim que estão em um sistema, esses documentos ficam mais seguros e fáceis de gerenciar, dando eficiência para o serviço público e satisfação para o povo que depende dele.

No entanto, a criação de um sistema de digitalização do nada é algo que demanda tempo e recursos – itens que muitas vezes são escassos no setor público.

Por isso, gestores que buscam melhorar o seu trabalho e deixar sua gestão marcada na história como eficiente, capaz e merecedora, podem optar por sistemas feitos especialmente para automatizar as rotinas da esfera pública, como a ferramenta B.I. para gestões públicas de alta performance da IDS.

As vantagens de uma gestão sem papel, são principalmente:

  • Gestão mais ágil e eficiente
  • Mais segurança de dados
  • Armazenamento simples e otimizado
  • Interação mais próxima com o público

Saiba mais sobre como uma gestão paperless pode ajudar sua gestão pública a ter melhores resultados:

Gestão mais ágil e eficiente

Como tornar a gestão pública mais eficiente? | IDS

O governo paperless, com seus dados digitais, facilita os processos de gestão, levando pilhas de papéis e arquivos direto para o computador.

Com um sistema digital, sua equipe não perderá mais tempo arquivando, procurando e organizando papéis. Tudo vai estar disponível ao alcance de uma rápida ferramenta de busca.

Precisa das notas de uma licitação? Elas estão no seu computador. Precisa encontrar registros de ações da secretaria de saúde do ano passado? É só digitar na ferramenta de busca. Precisa de informações da gestão para atender um cidadão que está com pressa? Seu atendimento será rápido e eficaz, e o eleitor sairá satisfeito da sua repartição.

Além disso, um sistema pode ajudar a manter a equipe organizada com um fluxo de trabalho. Isso vai aumentar a produtividade de todo o setor, promovendo economia de recursos públicos.

Segurança dos dados

Os dados são cruciais para uma prefeitura, secretaria ou qualquer repartição do serviço público. São documentos, notas fiscais, registros e muito mais, que devem ser armazenados com segurança para a execução de uma gestão que não quer ter problemas fiscais.

No entanto, documentos de papel estão vulneráveis a umidade, clima, incêndios, enchentes, roubo e muitos outros riscos que podem criar um problema imenso para sua gestão.

Já documentos virtuais não estragam, não queimam e são muito mais difíceis de serem roubados. Ou seja, um governo paperless também é um governo mais seguro.

Armazenamento simples e otimizado

Todas as atividades realizadas com dinheiro público devem ser registradas e estar à disposição, certo? Nenhuma cadeira pode ser comprada para sua repartição sem um documento justificando e comprovando o investimento.

Para registrar os documentos, sua gestão precisa cumprir diversas exigências de autenticidade, confiabilidade, organicidade, unicidade e acessibilidade dos registros. Tudo isso dá trabalho e torna mais lenta a máquina pública.

Em uma gestão sem papel, tudo isso torna-se mais simples. Um bom sistema digital feito para a gestão pública é preparado para tudo isso e garante um processo muito mais rápido, eficiente e, como já foi mencionado, seguro!

Interação direta com o cidadão

Como tornar a gestão pública mais eficiente? | IDS

O sistema paperless na sua gestão municipal, ou de secretarias, ainda permite uma grande melhoria no atendimento ao cidadão.

Com meios eletrônicos para o atendimento, muitos procedimentos podem ser resolvidos sem ser necessária a presença da pessoa, o que agiliza o processo.

Além disso, o sistema possibilita atendimentos mais ágeis e uma atenção mais humanizada com o seu público.

Pessoas em necessidade de um atendimento certamente vão lembrar da forma com que a sua gestão as atendeu!

Há ainda a possibilidade de criar verdadeiras cidades digitais! O governo paperless abre incríveis horizontes para a gestão pública.

LGPD no setor de gestão pública

Segurança de dados se tornou um assunto ainda mais sério, pois será exigida pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). E isso também impacta o setor público.

O Estado trabalha com uma quantia gigantesca de dados pessoais. Ele controla de forma indireta a vida financeira, a educação e a saúde além de outros setores sociais de toda a população.

Além do mais, o Estado é também um empregador gigante. Isso significa uma concentração enorme de dados pessoais de milhares de pessoas. O que auxilia na gestão pública.

O governo é também o maior acionista de grandes empresas de tecnologia que a pedido dele operam com tais dados. Eles são responsáveis pela coleta, armazenagem e na utilização destas informações. Automaticamente, o Estado também deve trabalhar de acordo com as leis propostas na LGPD.

O que mudará na gestão pública com a nova lei?

A primeira mudança trazida pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é a obrigatoriedade da solicitação de consentimento para a obtenção e utilização de quaisquer dados pessoais. Dessa forma, o titular das informações terá autonomia para fornecer suas informações, ou não. O resultado dessa lei é que a privacidade do cidadão é preservada.

Vale destacar que no momento em que os dados pessoais forem requisitados, é necessário deixar muito claro para o quê eles serão utilizados. Isso significa especificar detalhadamente a finalidade dessa coleta de dados.

Justamente por isso, os termos de uso devem ser descritos de forma simples e clara. Evitando a todo o custo as famosas letras pequenas ou explicações em entrelinhas nos documentos.

Se torna obrigatório um reforço ainda maior em relação à segurança dos dados armazenados. Neste caso, o controlador e o operador devem se manter atentos à nova lei. Também é dever das empresas comunicarem à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) caso aconteça qualquer tipo de tentativa ou vazamento das informações coletadas e armazenadas por elas.

Controle de dados na gestão pública

Como tornar a gestão pública mais eficiente? | IDS

Cada setor público tem as suas especificações, por isso é preciso criar parâmetros capazes de traduzir a rotina desse órgão.

Há uma série de possibilidade do que será medido para a criação de indicadores de qualidade, entre elas:

  • Mensurar resultados em relação ao tempo, chegando ao desempenho. Isso ajuda a melhorar o atendimento em serviços públicos;
  • Estabelecer uma análise crítica dos resultados obtidos de acordo com a metodologia de que o trabalho é desempenhado para melhorar os processos de tomada decisão;
  • Planejar o controle do desempenho de forma a aumentar continuamente os processos organizacionais; comparar o desempenho da organização com o desempenho de diversas outras organizações da mesma área para estabelecer parâmetros de qualidade média.

Contar com a análise de indicadores na Gestão pública traz muitos benefícios para o seu município. Mas é necessário saber quais são os indicadores que merecem a atenção do gestor

Uma gestão modernizada do governo traz vantagens para os gestores e para toda a população. A prova disso são os indicadores entregues em forma de informação.

Na IDS, os indicadores entregues são voltados especificamente para cada área da gestão pública. Os indicadores são:

O BI NA SAÚDE PÚBLICA

Média detalhada do atendimento ao paciente por unidade de saúde e por município:

  • Tempo médio de atendimentos por município e por unidade de saúde
  • Tempo médio de atendimento na triagem de consultas
  • Tempo médio de atendimento com o médico
  • Tempo médio na triagem
  • Tempo médio de permanência do paciente em atendimento
  • Atendimento por profissional de saúde
  • Atendimentos por especialidade médica

Painéis gerais de todas as áreas da secretaria de saúde:

  • Agendamento, atendimento, prontuário eletrônico do paciente, estoque e vigilância sanitária
  • Agendamento: absenteísmo de consultas do município e por unidade de saúde
  • Agendamentos anuais de consultas e exames por valor e quantidade
  • Total de consultas em espera
  • Valores de consultas por convênio
  • Principais unidades de saúde agendadas e autorizadas por valor e quantidade (para consultas e exames)

O BI NA ASSISTÊNCIA SOCIAL

  • Total de atendimentos sociais por município
  • Principais motivos de atendimento
  • Principais encaminhamentos realizados
  • Total de benefícios sociais concedidos
  • Total de atendimentos especializados para pessoas em situação de rua
  • Total de benefícios coletivos
  • Principais benefícios coletivos
  • Total de pessoas e famílias por programa social
  • Total de atendimentos por violação de direitos
  • Abordagens sociais por tipo de demanda e desfecho
  • Total de acolhimentos
  • Medidas sócio educativas por situação e unidade

O BI NA EDUCAÇÃO

  • Total de professores por função
  • Total de auxiliar de educação infantil por unidade
  • Total de servidores por curso
  • Total de alunos matriculados por curso
  • Evolução anual das matrículas por curso
  • Disponibilidade de vagas por município e unidade escolar
  • Total de alunos matriculados por mandado judicial
  • Total de classes e unidades por curso
  • Total anual de alunos aprovados, reprovados e evadidos
  • Total de reprovados por unidade escolar

Processos digitais para ter mais eficiência

Contar com processos digitais significa ter uma série de benefícios na gestão. Afinal de contas, tudo acaba sendo desenvolvido com mais agilidade e qualidade.

A melhor forma de contar com todos estes benefícios, é através de um sistema de gestão pública. Os processos digitais e automatizações acabam refletindo em resultados muito positivos. Saiba mais:

Agilidade na rotina

A digitalização dos documentos torna todo o processo muito mais rápido.

De forma on-line, o acesso aos documentos e informações se torna mais fácil, pois não existe necessidade de imprimir e enviar papéis. Basta acessar o sistema.

Isso também permite que as filas diminuam, pois os servidores municipais acabam tendo suas rotinas otimizadas. Vantagem para o servidor e para o público que depende dos serviços de sua secretaria.

Sustentabilidade e economia de recursos públicos

Primeiramente, se diminui a quase zero a necessidade da impressão de papéis. O que gera economia para o caixa da sua prefeitura e também ajuda a reduzir o impacto ambiental, através da diminuição da geração de lixo.

Localização de arquivos

Servidores municipais costumam levar muito tempo procurando documentos em gavetas e armários intermináveis. Afinal de contas, os processos públicos são muito burocráticos, e portanto geram muita informação.

Com o processo de forma digital, a organização destes documentos se estabelece facilmente. O que por consequência torna a tarefa de encontrar tais informações, muito mais fácil e rápida.

Praticidade e agilidade, aqui, geram otimização. E essa otimização do tempo dos servidores públicos resulta em uma eficiência que é percebida pelo cidadão sendo atendido, fazendo com que sua gestão ganhe mais respaldo da população do seu município.

Segurança dos dados

Toda a eficiência citada acima de nada irá valer, se sua gestão estiver lidando com problemas em relação a leis como a LGPD.

Já citamos o quanto é importante respeitá-la e seguir suas diretrizes. E a melhor forma de fazer isso, é contando com um sistema de gestão pública seguro, como o IDS!

Conheça todas as vantagens e benefícios que as ferramentas da IDS podem oferecer para a gestão pública social, da saúde e educacional do seu município. 

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