30/04/2020

A burocracia é um dos maiores problemas de qualquer gestão pública no mundo.

Ela causa demoras e atrasos no atendimento, além de desorganização dos processos. Tudo isso leva uma impressão muito ruim para o público.

Afinal, para o ponto de vista da população, uma gestão pública que não consegue resolver seus problemas com agilidade é uma gestão ineficiente, que deve ser substituída na próxima eleição.

No entanto, quem está dentro da gestão pública sabe que um dos principais motivos desse problema não está na eficiência dos gestores, e sim no volume de documentos e arquivos em papel que devem ser organizados, armazenados e utilizados em cada atendimento.

Por isso, para resolver esse problema, instituições governamentais têm investimento em uma revolução dos processos públicos: O governo paperless, ou, em português, sem papel.

Essa é uma tendência que implica em digitalizar os documentos e processos necessários para a gestão.

Assim que estão em um sistema, esses documentos ficam mais seguros e fáceis de gerenciar, dando eficiência para o serviço público e satisfação para o povo que depende dele.

A tendência é mundial e já está forte na Europa. Segundo o Europe’s Digital Progress Report de 2017, o percentual de pessoas que optou pelo canal online para interagir com as instituições públicas na União Europeia cresceu de 39% em 2011 para 52% em 2016.

No entanto, a criação de um sistema de digitalização do nada é algo que demanda tempo e recursos – itens que muitas vezes são escassos no setor público.

Por isso, gestores que buscam melhorar o seu trabalho e deixar sua gestão marcada na história como eficiente, capaz e merecedora, podem optar por sistemas feitos especialmente para automatizar as rotinas da esfera pública, como a ferramenta B.I. para gestões públicas de alta performance da IDS.

Conheça as vantagens de uma gestão sem papel!

1- Gestão mais ágil e eficiente

O governo paperless, com seus dados digitais, facilita os processos de gestão, levando pilhas de papéis e arquivos direto para o computador.

Com um sistema digital, sua equipe não perderá mais tempo arquivando, procurando e organizando papéis. Tudo vai estar disponível ao alcance de uma rápida ferramenta de busca.

Precisa das notas de uma licitação? Elas estão no seu computador.

Precisa encontrar registros de ações da secretaria de saúde do ano passado? É só digitar na ferramenta de busca. Precisa de informações da gestão para atender um cidadão que está com pressa? Seu atendimento será rápido e eficaz, e o eleitor sairá satisfeito da sua repartição.

Além disso, um sistema pode ajudar a manter a equipe organizada com um fluxo de trabalho.

Isso vai aumentar a produtividade de todo o setor, promovendo economia de recursos públicos.

2- Segurança dos dados

Gestão Pública sem papel: por que digitalizar? | IDS

Os dados são cruciais para uma prefeitura, secretaria ou qualquer repartição do serviço público.

São documentos, notas fiscais, registros e muito mais, que devem ser armazenados com segurança para a execução de uma gestão que não quer ter problemas fiscais.

No entanto, documentos de papel estão vulneráveis a umidade, clima, incêndios, enchentes, roubo e muitos outros riscos que podem criar um problema imenso para sua gestão.

Já documentos virtuais não estragam, não queimam e são muito mais difíceis de serem roubados. Ou seja, um governo paperless também é um governo mais seguro.

3- Armazenamento simples e otimizado

Todas as atividades realizadas com dinheiro público devem ser registradas e estar à disposição, certo? Nenhuma cadeira pode ser comprada para sua repartição sem um documento justificando e comprovando o investimento.

Para registrar os documentos, sua gestão precisa cumprir diversas exigências de autenticidade, confiabilidade, organicidade, unicidade e acessibilidade dos registros. Tudo isso dá trabalho e torna mais lenta a máquina pública.

Em uma gestão sem papel, tudo isso torna-se mais simples.

Um bom sistema digital feito para a gestão pública é preparado para tudo isso e garante um processo muito mais rápido, eficiente e, como já foi mencionado, seguro!

4- Interação direta com o cidadão

Gestão Pública sem papel: por que digitalizar? | IDS

O sistema paperless na sua gestão municipal, ou de secretarias, ainda permite uma grande melhoria no atendimento ao cidadão.

Com meios eletrônicos para o atendimento, muitos procedimentos podem ser resolvidos sem ser necessária a presença da pessoa, o que agiliza o processo.

Além disso, o sistema possibilita atendimentos mais ágeis e uma atenção mais humanizada com o seu público.

Pessoas em necessidade de um atendimento certamente vão lembrar da forma com que a sua gestão as atendeu!

Há ainda a possibilidade de criar verdadeiras cidades digitais! O governo paperless abre incríveis horizontes para a gestão pública.

Para soluções na sua gestão pública, procure a IDS!

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