20/12/2018

Na rotina da administração pública a gestão de documentos exige muita atenção.

Seja para ter mais agilidade nos processo ou eficácia no uso dos documentos, a gestão eletrônica de documentos, conhecida como GED é, além de uma facilidade no dia a dia, necessária para garantir o acesso seguro e prático das informações.

Conhece pouco sobre a Gestão Eletrônica de Documentos e quer saber mais sobre?

Hoje, vamos dizer como ela funciona e quais os benefícios de ter essa funcionalidade em sua gestão.

Continue conosco.

Como a GED funciona?

A Gestão Eletrônica de Documentos começa a “funcionar” quando todos os documentos físicos de determinado setor são digitalizados e colocados em um sistema.

O processo de digitalização pode acontecer de várias formas: upload de arquivos, escaneamento ou links externos.

Uma vez digitalizados, esses arquivos podem ser acessados de qualquer lugar, sempre que necessário, com muita segurança e agilidade.

Aliás, a agilidade é uma das primeiras e principais mudanças desse processo. Com os documentos digitalizados, o servidor ou gestor não tem descolamento, não precisa procurar um arquivo dentre vários e tem sua rotina infinitamente otimizada.

Quais outros benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos?

Zero papel, muito mais facilidade.

Deixe os arquivos em papel para trás. Além de ganhar espaço, dificilmente os servidores públicos irão precisar pesquisar algo em arquivos físicos.

A Gestão Eletrônica elimina a necessidade de papel, impressões e os locais necessários para armazenar tudo isso.

Sem os documentos físicos, com tudo em um ambiente online, fica mais fácil que os documentos sejam classificados e catalogados.

Assim, a procura também fica otimizada. Através de filtros, fica simples encontrar o que você está procurando sem muita demora.

Mais segurança com a informação

Os arquivos digitalizados por meio do GED não serão perdidos nem correm o risco de serem extraviados, esquecidos ou eliminados em acidentes como incêndios ou enchentes.

Com o armazenamento em nuvem, esses documentos estão seguros. Não só de desastres e perdas, mas também contra riscos de invasão, desvios e fraudes.

O grande destaque do GED continua sendo a segurança e agilidade.

Documentos digitalizados, seguros, organizados, com possibilidade de busca rápida, com filtros, para consulta ágil e sem burocracias: quão diferente fica a sua administração pública municipal com essas mudanças?

Para o dia a dia do servidor isso significa tempo extra para realizar as ações que realmente importam para a gestão, estejam eles dentro do setor ou em viagem.

Sem dúvida, a otimização da rotina é o principal benefício da Gestão Eletrônica de Documentos.

E aí, que tal implementar essa ferramenta na sua gestão?

Converse com a IDS.

Quais os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos para a Gestão Pública?

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